La visioconférence : un nouveau visage de la communication

Publié par le 30 avril 2020 à 20:11
visionconference

Face à l’évolution incessante de la technologie, des nouvelles possibilités techniques ont vu le jour. La visioconférence figure parmi ces innovations. C’est un procédé technique qui connait aujourd’hui un succès certain. D’origine Quebecoise, la visioconférence désigne l’ensemble des techniques et outils permettant la communication visuelle et auditive à distance. Présentant d’innombrables analogues (vidéoconférence, conférence en ligne, réunions en ligne, réunions virtuelles à distance, télé présence, etc…), ce service est rendu possible grâce à un système de télécommunication. Les intérêts pratiques de ce processus s’avèrent évidents. Néanmoins, pour connaitre le secret d’une visioconférence réussie, il faudra commencer par comprendre son mode de fonctionnement.

Les secrets d’une visioconférence bien organisée

La tenue d’une visioconférence est simple. Néanmoins, au même titre que les réunions réelles et physiques, elle nécessite un planning de déroulement. Une bonne préparation au préalable est toujours de rigueur. La visioconférence est possible seulement en présence d’outillage et de méthodes permettant d’effectuer la mise en relation des intervenants. Voici donc les secrets d’une visioconférence bien organisée.

Non à l’improvisation ! Une visioconférence se prépare.

L’efficacité d’une visioconférence est conditionnée par sa préparation. D’apparence simple et pratique, la visioconférence peut aboutir à des futilités si elle est mal préparée. Pour assurer son efficacité, l’établissement d’un ordre du jour est impératif. Il doit préalablement définir l’objectif précis de la réunion. Les interlocuteurs sont supposés être en connaissance de cause de l’ordre du jour.  Demandant concentration, la visioconférence doit idéalement durer moins de 1 heure afin de conserver des échanges de qualité.

Outillage nécessaire à la visioconférence

La visioconférence nécessite peu d’équipements. Chaque intervenant doit se munir des outils suivants :

  • Un écran : pour voir les autres intervenants
  • Un système audio : pour entendre les autres intervenants. Les casques et oreillettes sont les plus utilisés car souvent les hauts parleurs peuvent créer des échos.
  • Une caméra ou webcam qui sert à filmer les intervenants
  • Un micro : pour permettre à chaque intervenant de se faire entendre
  • Un système de visioconférence

Comment fonctionne la mise en relation ?

La visioconférence passe obligatoirement par un système de communication (Skype, Facebook, Google+, TeamViewer…) La conférence en ligne nécessite donc une connexion internet stable. Le débit de celle-ci doit être suffisamment haut pour éviter les coupures en plein réunion. À part la connexion, cela nécessite un logiciel qui servira à piloter l’ensemble du matériel. Les rôles du logiciel consistent à mettre en relation les différents intervenants par les échanges de sons et d’images.

Visioconférence, un moyen de communication professionnel et personnel

L’éloignement physique et géographique explique tout l’intérêt de la visioconférence. Cette communication virtuelle connait un très grand succès dans le monde professionnel. De plus en plus d’entreprises, en effet, ont leur propre système de visioconférence. Elles l’utilisent souvent pour échanger avec leurs collaborateurs, prestataires, prospects et clients. Si les entreprises sont les principaux utilisateurs de la visioconférence, ce processus ne reste pas étranger aux simples particuliers.

Pourquoi faire appel à la visioconférence ?

Il est bien évident que la visioconférence fait l’unanimité. Pourquoi se déplacer si la conférence en ligne est possible ? Grâce à la visioconférence, les réunions entre groupes de personnes deviennent de plus en plus faciles. Beaucoup d’activités professionnelles et même personnelles peuvent être effectuées par l’intermédiaire de la vidéoconférence.

Visioconférence et appel à la participation

Une visioconférence permet l’interaction, les échanges ainsi que les discussions. Pour garantir son efficacité, il est crucial d’accorder un temps de parole à tous les participants sans exception. Le monopole de la parole doit être exclu. Après que tout le monde ait eu l’occasion de s’exprimer, la séance pour les questions est ouverte.

Une visioconférence pour un brainstorming

La visioconférence peut être utilisée de manière optimale. Elle peut être très créative. Lors d’une visioconférence, on pourrait songer à organiser une séance de remue-méninges ou brainstorming. Cela consiste en une séance de partage entre les intervenants. L’animateur évoque un sujet précis autour duquel des idées et propositions seront évoquées.

Une visioconférence pour une prise de décision commune

La visioconférence peut être utilisée pour pouvoir résoudre des problèmes pertinents. Après l’annonce de la problématique par l’animateur, les participants donnent leurs avis. On attendra donc des intervenants un travail d’équipe (échanges d’opinions, débats, prises de paroles) pour prendre une décision commune. Cette décision doit donc être approuvée par l’ensemble des intervenants.

Une formation à distance grâce à la visioconférence

Des formations professionnelles peuvent être faites à distance grâce au système de visioconférence. Celle-ci est déjà plus sophistiquée qu’un simple conf call. En effet, elle permet bien plus que des échanges verbaux. Puisqu’elle privilégie l’émission des images grâce à l’appel vidéo, les informations à communiquer passent plus facilement entre les intervenants.

Visioconférence, une perspective de communication hors pair

Les remarquables évolutions technologiques ont permis la création d’une nouvelle forme de communication : la visioconférence.  Reliant des groupes de personnes situés dans des endroits géographiquement éloignés, elle présente de nombreux atouts pratiques. En plus de permettre une communication audiovisuelle améliorée, elle supprime les contraintes de temps et d’argent.

Une communication améliorée grâce à la visioconférence

À travers la visioconférence, la communication est nettement améliorée. L’usage de la caméra pour faire ressortir les images constitue un de ses atouts majeurs. Cette conférence en ligne permet une communication plus que verbale qu’un simple conf call ne transmet pas. Elle est donc plus confortable qu’un simple appel téléphonique dans la mesure où il est possible de voir et reconnaitre directement son interlocuteur. En outre, elle permet d’organiser une réunion virtuelle entre plusieurs personnes en même temps. Grâce à la visioconférence, se réunir devient plus facile et la communication plus fluide. Il est même possible de faire des partages de document à distance.

Visioconférence et suppression des pertes de temps

La visioconférence facilite l’organisation des réunions pour les entreprises ayant des sièges géographiquement éloignés. Elle nous fait gagner un précieux temps. Ce temps peut ainsi être utilisé de manière plus optimale. En effet, la conférence en ligne permet de réduire les déplacements d’un lieu à un autre. Ce privilège se ressent le plus lorsque les intervenants se trouvent dans des pays différents. Elle nous épargne des pertes de temps pour la préparation des voyages, la réservation d’hôtel, etc. La visioconférence profite aussi aux personnes se trouvant des milieux éloignés au moment de la tenue de la réunion. En effet, peu importe où elles se trouvent, elles peuvent participer à la réunion, à condition d’avoir une connexion internet.

La visioconférence pour plus d’économie

La tenue d’une visioconférence permet d’économiser de l’argent. Se réunir à distance et en ligne évite d’avoir à se déplacer. Par conséquent, les coûts liés aux déplacements sont donc supprimés. Cette économie peut être considérablement importante surtout si les interlocuteurs se trouvent dans des pays différents. Grâce à la vidéoconférence, il n’est plus utile de dépenser de l’argent en location de voiture ou même pour réserver des billets d’avion ou de train. Auparavant, les réunions entre collaborateurs ne se tenaient que rarement à cause des frais de déplacement. Néanmoins, grâce à la visioconférence, on peut se réunir autant de fois qu’on le souhaite sans penser aux contraintes liées aux dépenses.

Simple et pratique, la visioconférence est préférée aux réunions physiques. Grâce à la communication audiovisuelle qu’elle permet, elle surpasse aujourd’hui le système du conf call. Les prises de décisions sont facilitées, les coûts réduits et les contraintes de temps supprimées. Grâce à cette nouvelle perspective de communication, il est devenu possible d’établir une réunion avec des personnes situées à l’autre bout du monde.

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